Guide til import af data via CSV fil

CSV står for "Comma Separated Values" (komma separerede værdier), og er et filformat der bruges til at beskrive data i en tekstfil.

En CSV-fil kan indeholde data om hundredvis af personer, men selv ved ganske få personer, kan det betale sig at indlæse disse fra fil fremfor at indtaste dem i hånden.

Data fra købesystemer som fx Microsoft Outlook eller Microsoft Excel
De fleste systemer på markedet, er i stand til at eksportere data til en form for CSV-fil. Hvordan det præcis gøres, varierer fra system til system, så det kan være nødvendigt at ty til manualen.

Et godt bud er dog at kigge efter menupunkter som "Import og eksport..." eller "Gem som...".

Sådan importeres data fra et Excel-ark
Eksemplet her tager udgangspunkt i en fiktiv beboerforening kaldet Bakkedal. Data findes i Excel (se figur 1), og fremgangsmåden er at eksportere disse data til en CSV-fil, da det er det format JitBesked forstår.

De originale data fra beboerforeningen Figur 1 - Excel-ark om beboere i beboerforeningen Bakkedal

Data fra beboerforeningen ligger i et format, der giver mening for netop disse data. Data fra en anden forening, eller fra et andet system, vil ligge i et andet format. Med format menes her navngivning, antal og indhold af de enkelte kolonner.

JitBesked kræver et bestemt format for at kunne forstå dine data
JitBesked er nødt til at vide præcis hvad der står i de enkelte kolonner, og vi har derfor lavet en importskabelon, som du med fordel kan bruge sådan at du er sikker på at ramme det rigtige format.


Åbn begge Excel-ark, både dit eget ark med dine data og importskabelonen, og kopier nu data fra dit ark, kolonne for kolonne, til importskabelonens kolonne med det respektive navn (se figur 2).

Data fra beboerforeningen arrangeret efter importskabelon Figur 2 - Data fra beboerforeningen arrangeret efter importskabelon

Navnet der før stod i kolonne A, står nu i kolonne D, som importskabelonen dikterer. Ligeledes er de andre felter placeret hvor de hører til i importskabelonen. Hvis du fx ikke har e-mail adressen på dine personer, efterlader du bare kolonnen tom.

Vi er nu klar til at eksportere data fra Excel til en CSV-fil (se figur 3).

Data i CSV-format Figur 3 - Data i CSV-format åbnet i Notepad

Nu er vi klar til at importere CSV-data ind i JitBesked. Log ind på din profil, og opret den adressebog der skal indeholde dine data.

I eksemplet her, opretter vi adressebogen Bakkedal beboerforening. Vi åbner den nye adressebog, og vælger menupunktet Importer kontaktpersoner i sidemenuen med de 3 prikker.

Kopier indholdet fra CSV-filen, og sæt data ind i feltet CSV-data som vist i figur 4.

Tryk på knappen Importér data.

CSV-format klar til import Figur 4 - CSV-format klar til import

Data ligger nu i adressebogen, og er klar til brug i JitBesked. Hvis du opdager en fejl i dine data, anbefales det at slette alle personer i adressebogen, rette data op i Excel eller CSV-filen, og importere alle data samlet igen.

Hvis du har problemer med at danne en korrekt CSV fil, så kontakt os på support@jitbesked.dk. Så hjælper vi!


Hvis du synes guiden springer noget over, eller mangler uddybning nogle steder, hører vi meget gerne fra dig.